Por Alejandra Laborde. Consultora MK Digital de AlterWork.
Con la tecnología como protagonista, la 4ta revolución industrial es la etapa más importante que se ha registrado desde el siglo XVIII. Pero esto no sólo se reduce a la forma de producir o comerciar sino, desde un punto de vista mucho más amplio, a la forma en la que nos comportamos y relacionamos con el mundo.
El impacto en la sociedad es evidente e inevitable. Todos de alguna forma nos estamos transformando o, en mayor o menor medida, estamos siendo alcanzados por la transformación (vale aclarar que utilizo verbos en presente continuo porque considero que es una etapa que todavía está dando sus primeros pasos. Un período con mucho potencial de desarrollo, del que estoy convencida que todavía no hemos visto lo mejor).
Si nos centramos específicamente en el sector legal, la mayoría de los que trabajamos en este nicho sabemos que todavía conserva algunos engranajes oxidados. Pero ¡ojo! que esta sea la realidad no lo convierte en desalentador.
A mi alrededor veo muchos abogados y despachos que han empezado a entender la importancia de vivir la digitalización en primera persona. Cada vez más se respira una conciencia generalizada por intentar llegar a la superficie, para estar al mismo nivel que otros sectores más avanzados. Aunque todavía queda mucho por hacer, aprender y entender, estamos en el buen camino.
Pero muchos hablamos de Transformación Digital y muy pocas veces nos detenemos a analizar estas dos potentes palabras: ¿qué es realmente la transformación digital? ¿cómo se aplica? Y mucho más importante, ¿cómo conseguimos que nuestro despacho o equipo de trabajo termine el 2020 de una forma más evolucionada?
Nadie dijo que fuera fácil, sólo hay que calibrar la brújula, encontrar el norte y empezar a caminar (o mejor dicho, a correr). Os proponemos a continuación siete puntos por los que puedes empezar:
Los 7 puntos básicos de la transformación
La tecnología aplicada a las organizaciones y negocios puede ser muy útil para agilizar procesos, optimizar recursos, conocer mejor a nuestros clientes y brindarles un mejor servicio. Pero, sobre todo, nos puede permitir ser más rentables. Una vez que entendemos e incorporamos este concepto, todo empieza a tomar sentido.
Una forma de dar el primer paso sería seguir un esquema de entendimiento y evaluación que vaya desde lo más general a lo más específico:
- Visión
Entender dónde estás y hacia dónde vas te ayudará a trazar el camino para conseguir lo que quieres.
Cuando escribas tus objetivos, recuerda poner a tu cliente y potencial cliente en el centro de todos tus deseos. En definitiva, todo lo que haces y obtienes es, en gran medida, gracias a ellos. Ellos deben ser tu motor. Ten en cuenta que en el caso de abogados que trabajan dentro de organizaciones, llamaríamos “cliente” a aquellas entidades dentro de la organización que requieren algún tipo de acción de nuestra parte.
- Revisión de procesos internos y externos
Empieza haciendo una revisión de los procesos “externos”. Entiende cómo te relacionas con tu cliente. Si eres un despacho, desde que se inicia la relación hasta que se termina el trabajo para el cual tu despacho fue contratado. Si eres un abogado “in-house”, desde que inicia hasta que acaba tu proyecto. Dialoga con ellos y con tu equipo.
Seguramente encontrarás procesos internos que pueden mejorar. Una buena práctica sería que los líderes de cada área dentro del despacho, o tu equipo de trabajo, listen aquellos procesos engorrosos y repetitivos que requieren tareas manuales y toman mucho tiempo. Cada vez más los clientes buscan servicios rápidos y de calidad al menor coste posible (en el caso de abogados in-house, coste se traduciría en tiempo y recursos). Asegúrate de ir en esta línea para ofrecerles la mejor experiencia. Recuerda: es importante que vengan, pero aún más que vuelvan (contentos).
- 3- Herramientas digitales / Digitalización de procesos
Elige las herramientas adecuadas para conseguir tu objetivo y establece un presupuesto.
Pero antes de hacer un gran cambio, aplica el concepto de PMV (Producto Mínimo VIable). Haz una mínima inversión – de tiempo y dinero- para confirmar que tu herramienta funciona. Pruébala durante un tiempo con un grupo reducido. Aprende sobre ella, saca conclusiones y decide si vale la pena la inversión o si se podría utilizar de otra forma o bien, si necesitas elegir otra herramienta. Luego, tómate el tiempo para decidir.
- 4- Transformación cultural
La tecnología solo es el medio para potenciar los recursos y conseguir nuestros objetivos. Todo se basa en personas (el activo más fuerte de la firma/organización y una pieza fundamental para cualquier cambio que quieras implementar).
Es necesario trabajar en la transformación cultural de las personas para que la transformación digital sea efectiva y la inversión resulte rentable.
Es importante que transmitas a tu equipo la intención de transformar el despacho El objetivo es que todos empujen hacia el mismo objetivo.
- 5- Formación y capacitación
Las personas van de la mano del conocimiento. La organización, y sobre todo los líderes, debe ser conscientes de lo que implican estos cambios.
Es importante utilizar bien las herramientas y canales para conseguir realmente el objetivo que se persigue. De nada sirve utilizar aleatoriamente una herramienta si no se sabe cómo funciona. Constantemente aparecen herramientas nuevas. Por esto, la formación es clave y debe ser continua.
Trabaja con tu equipo en jornadas de formación y team-building. Forma equipos, ponles objetivos y establece roles. Motívalos reconociendo su esfuerzo y sus logros.
- 6- Medir
Lo que no se mide no se puede mejorar. En base a los objetivos trazados, detente, evalúa y analiza las herramientas implementadas y la interacción de tu equipo con ellas. A mitad de camino, tómate el tiempo para observar, preguntar, interactuar, testear y analizar en qué punto estas del cumplimiento de los objetivos.
- 7- Evalúa todo el proceso y detecta qué podría hacerse mejor.
¡Empieza hoy!
Hay mucho por hacer, pero la tecnología nos lo pone fácil para empezar.
No tienes que ser el mejor, ni el que más dinero tiene, ni el que mejor tecnología utiliza. Sólo debes tener ganas de producir un cambio y transformar tu equipo o despacho. Debes estar dispuesto a hacer un esfuerzo en este proceso.
Recuerda:
- Márcate objetivos y plantéate una iniciativa real.
- Piensa de qué forma se podría hacer más simple.
- Apóyate en la tecnología y las metodologías ágiles como herramientas para conseguirlo.
- Destina un tiempo para leer, formarte y conocer las herramientas que te ofrece el mercado. La tecnología y las tendencias en gestión se mueven a pasos agigantados, así que es importante mantenerse informado.
Pero lo más importante: pon siempre a tu cliente en el centro. Si haces bien esta última tarea, tendrás ya mucho terreno ganado.
Alejandra Laborde.
AlterWork.