Por Anna Marra
IILPM Global Advisory Councillor
Directora Programa LPM, IE Law School
Consultora y Formadora en LPM – Accredited Training Provider (ATP-IILPM)
Tal como ha ocurrido en otros aspectos de gestión de firmas y asesorías jurídicas, el COVID ha impulsado también la implementación de Legal Project Management como herramienta para un teletrabajo más eficiente y productivo, basado en la colaboración de equipos virtuales.
Ya no cabe duda de que el LPM ha venido por quedarse como valor añadido dentro la organización y, de aquí a tres años, como commodity en los servicios jurídicos. Lo que todavía hemos visto solo en parte es cómo la inteligencia artificial potenciará el LPM, por un lado, automatizando las tareas menos relevantes y, por otro, permitiendo tomar decisiones más informadas, basada en la predictibilidad de los datos.
Aunque abusamos de la expresión “Inteligencia artificial”, no siempre tenemos claro en qué consiste y qué valor puede aportar. Para simplificar el concepto, podríamos decir que se trata de un término general para cualquier técnica que imite la inteligencia humana, como el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático y el reconocimiento y gestión de patrones.
La IA no necesita descansar, no se distrae, no mezcla emociones en la toma de decisiones y puede interpretar millones de puntos de información simultáneamente. A pesar de eso, para contestar a unas de los miedos más frecuente cuando se habla de tecnología, la IA no va a sustituir un Legal Project Manager dirigiendo un proyecto, sin embargo, le va a apoyar en las actividades de estimación y en la ejecución de tareas repetitivas – y normalmente tediosas – basadas en reglas muy específicas. De alguna forma, siguiendo las reflexiones de Howard Gardner sobre inteligencias múltiples, podríamos atrevernos a afirmar que la IA es la decima inteligencia humana.
¿Cómo puede la IA realmente potenciar el Legal Project Management?
Hay por lo menos 4 áreas que se pueden beneficiar de la IA; cuando hablamos de gestión de proyectos jurídicos.
1. Como ya hemos mencionado, la aplicación de la inteligencia artificial puede permitir automatizar tareas repetitivas y tediosas para que un Legal Project Manager pueda dedicar más tiempo resolviendo problemas. Con lo cual, resultará cada vez más fácil generar informes semanales o calcular como un presupuesto puede variar cuando el alcance del proyecto cambia.
2. Otro aspecto relevante es relacionado con las estimaciones de proyecto. Determinados cálculos como por ejemplo el del presupuesto o del tiempo de dedicación a un asunto se realizan normalmente con estimaciones del Project Manager basadas en analogías con casos anteriores. Más datos tengo sobre casos análogos, más aumenta mi capacidad de estimar los costes o tiempo de un nuevo proyecto. En este sentido, los datos históricos son un petróleo para un Project Manager. La inteligencia artificial – como ya ocurre en varios softwares de proyecto – serán capaces de encontrar y relacionar estos datos, mejorando la predicción de los resultados. Lo mismo puede ocurrir con la elaboración de escenarios de riesgos, para los cuales cuentas dos principales factores: la probabilidad que un evento ocurra y el impacto que este evento puede tener en el proyecto.
Una vez más se trata de dos estimaciones pueden afinarse a través de la aplicación de la IA a datos históricos de proyectos anteriores. AI siempre se referirá a los resultados del proyecto anterior para informar predicciones y cálculos, si así está programado. Una persona solo puede retroceder un proyecto o no tener acceso a los resultados de otros proyectos para usar como referencia.
No se trata solo de estimar los riesgos relacionados con el contenido técnico-jurídico del proyecto sino también con los aspectos de management, como por ejemplo riesgos basados en cambios en el alcance, recursos disponibles, presupuesto reducido, etc. Siempre habrá cambios imprevistos, y AI podrá prever el impacto esperado en función de cómo cambios similares afectaron proyectos anteriores.
3. La IA nos permite también mejorar en todo los relacionados con la selección, asignación de recursos humanos y repartición de la carga de trabajo. Entre las tareas que resultan más complicadas para un Legal Project Manager hay las que se refieren a averiguar quién es necesario para realizar ciertas actividades para un proyecto, su eventual disponibilidad y el tiempo en el que se necesitan. Una inteligencia artificial que cuente con una determinada información cargada nos puede sugerir la mejor asignación posible de recursos para su proyecto. Con lo cual, con respeto al los RRHH del proyecto, podremos cada vez más – y ya hay software que lo permiten:
- Evaluar el tipo de recursos que el proyecto necesita en función de las tareas requeridas
- Consultar una base de datos de personas y sus habilidades para seleccionar la mejor persona para las tareas requeridas.
- Usar datos históricos para calcular el período de tiempo para las tareas y por lo tanto el esfuerzo de cada recurso.
- Revisar los horarios de trabajo y tiempo libre de todas las personas disponibles para trabajar en un proyecto.
- Calcular cuántas tareas podría completar un individuo en comparación con su informe semanal de productividad.
- Comparar el cronograma de recursos propuesto con los datos históricos para identificar inconsistencias y mejorar la precisión de la propuesta.
- Proponer el mejor calendario de recursos posible con el equipo disponible.
4. Finalmente, y como consecuencia de las facilitaciones anteriores, la IA nos permite incrementar la calidad y la velocidad de la toma de decisiones con reglas basadas en procesos.
La inteligencia artificial (IA) y las tecnologías emergentes, como los asistentes personales virtuales y los chatbots, están avanzando rápidamente en cada lugar de trabajo, incluido despachos y asesorías in house. Para 2024, Gartner, Inc. predice que estas tecnologías reemplazarán casi el 69% de la carga de trabajo del manager.
Según la vicepresidenta de investigación de Gartner, Helen Poitevin, “el papel del manager verá una revisión completa en los próximos cuatro años. Actualmente, los gerentes a menudo necesitan pasar tiempo rellenando formularios, actualizando información y aprobando flujos de trabajo.
Al utilizar la inteligencia artificial para automatizar estas tareas, pueden dedicar menos tiempo a la gestión de transacciones y pueden invertir más tiempo en el aprendizaje, la gestión del rendimiento y el establecimiento de objetivos”.
Estas conclusiones se aplicarán sin duda también a la gestión de proyectos jurídicos, con un importante impacto tanto sobre la calidad como sobre la productividad de los servicios que se brindan.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.
