Felipe Herrera Herrera. Abogado, responsable del área sobre Blockchain en Términos y Condiciones, despacho de abogados especializado en Derecho y Nuevas Tecnologías. Consultor en Legaltechies, consultora especializada en servicios Legaltech para despachos, departamentos legales y facultades de Derecho.
La pandemia ha alterado el planeta de arriba a bajo y el sector legal no ha sido menos. Como muestra un botón: muchas firmas trabajan ahora en remoto casi en exclusiva, tanto que más de un abogado se ha planteado si merece la pena mantener la oficina. Eso ha generado que crezca el interés de los abogados por los espacios de coworking.
Sea como sea, la crisis del coronavirus ha puesto de manifiesto la necesidad de muchos abogados y despachos por acelerar su transformación digital, o directamente comenzarla. La cuestión es que no hace falta invertir una gran cantidad de dinero para ello, y que la tecnología más básica y común entre la abogacía, es perfectamente útil para comenzar esa transformación.
Nos referimos a las herramientas de ofimática como Office 365 y Google Suite. Las mismas son seguramente la tecnología más usada por los abogados, y suponen el punto de partida de muchos procesos de transformación digital más complejos. En ellas se encuentra el kit básico tecnológico de todo abogado: una herramienta para escribir (Word), otra para hacer hojas de cálculo (Excel), un calendario (Google Calendar), un correo electrónico (Gmail o Outlook) o un servicio de almacenamiento en la nube (OneDrive o Google Drive).
De hecho, el trabajo en remoto de muchos abogados durante estos meses se ha sostenido en buena parte gracias a herramientas de videoconferencia ofrecidas por esos dos servicios, por un lado Microsoft Teams y por otro Google Meet.
Desde Legaltechies consideramos que comenzar la transformación digital desde la base y con las herramientas más comunes es fundamental en esta nueva normalidad tecnológica, por ello hemos lanzado un canal en Youtube para explicar en formato vídeo, entre 3 y 5 minutos, procesos legales útiles para abogados a partir de la tecnología que tienen más a su alcance: Office 365 y Google Suite. Los mismos tienen distinto grado de dificultad y explicarán por ejemplo cómo crear una agenda automatizada para recortar tiempo y mails a la hora de cerrar citas o cómo realizar una gestión más eficiente del correo electrónico.
En todo caso, no son esas las únicas herramientas básicas de un despacho para iniciar su transformación digital. Por ejemplo, una parte importante del día a día de un abogado es la gestión de sus tareas y plazos. Esa labor en parte puede gestionarse con un calendario, pero cuando el equipo implica a varias personas, el calendario puede quedarse corto.
Para esas situaciones, herramientas como Microsoft Planner, Trello o Google Keep pueden ayudar a la gestión sencilla de tareas. Por ejemplo, estableciendo al responsable de la misma, la fecha de inicio, la de finalización o la prioridad de la tarea.
A lo anterior se pueden añadir herramientas para gestionar la contabilidad y la facturación, desde Contasimple a Quipu, que ayudan a estructurar el control de los pagos y cobros desde cualquier dispositivo y con la opción de crear facturas y presupuestos desde la palma de la mano con sus versiones móviles. Por ejemplo, es posible crear una carpeta en OneDrive (la nube de Microsoft) para que los miembros del equipo suban allí los tickets de gastos escaneados y que se incorporen desde ahí al área de gastos de la herramienta de facturación.
Eso por no hablar de la firma electrónica de documentos, que una vez obtenido el correspondiente certificado, puede realizarse con facilidad desde navegadores web, herramientas de ofimática como Word u otra herramienta muy apreciada en la abogacía, Acrobat Reader y sus atemporales PDFs.
Sin duda el mercado ofrece muchísimo software Legaltech de calidad, por ejemplo para realizar tareas, procesos y flujos concretos y especiales. Pero también es verdad que para comenzar una transformación digital, y más en un contexto cambiante y complejo como el actual, no hace falta volverse loco con grandes desembolsos. Basta observar lo que uno ya tiene a mano y comenzar a usarlo más y mejor.
Una vez que eso se ha conseguido, entonces tendrá más sentido comenzar a implementar formas, metodologías y herramientas más complejas y específicas.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.
