A muchos les genera un efecto terapéutico el pensar en la tecnología como la solución a los problemas de gestión del despacho. Y es que nos pasa que en demasiadas ocasiones nos rodeamos de ideas que nos mantienen distraídos, macro visiones de cómo tienen que crecer los despachos desde el punto de vista tecnológico, a través de monolíticas herramientas que “hagan de todo”, para hacernos sentir ese efecto placebo de tener todo bajo control.
Lamentablemente la realidad muestra que aún existe un grado manifiesto de infestación de tecnología obsoleta, infrautilizada o sencillamente inútil, con funcionalidades y “botones” que no se han usado – ni se usarán – nunca.
Si veo un documento de requisitos de más de una página para una solución tecnológica, enseguida me doy cuenta de que el cliente no sabe lo que quiere, y lo que es peor, que no piensa en términos de utilidad para las personas que lo van a usar.
Es muy importante hablar de técnica antes que de tecnología, pues será solo a partir de la reflexión razonada de las necesidades que queremos satisfacer cuando aparezcan ideas que sean rápidas y baratas a la hora de validar. La tecnificación es la verdadera ciencia que dota de valor a las organizaciones.
Nuevas arquitecturas basadas en microservicios
Los despachos son organizaciones poliédricas en su gestión e intensivas en capital humano, en las que se atienden una ingente cantidad de tareas y procesos ramificados de toda clase de servicios, tanto para los clientes como para los miembros del despacho.
Es por eso que es tiempo de introducir formas de trabajar mucho más pragmáticas, basadas en servicios muy acotados, pero que sean de verdadera utilidad. Pondré algunos ejemplos.
Ya conocimos el famoso registro horario, y como las empresas se han adaptado desde su registro en papel, hasta hojas de Excel o algunas más elaboradas, pero ya existen empresas que han hecho el aplicativo y lo venden licenciado a las empresas. ¿Por qué no hacerse uno específico para la empresa?
Otro ejemplo sería cómo abordar la gestión y la tramitación del registro con los valores medios de los salarios tal y como exige el Real Decreto recientemente aprobado con los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de las plantillas, desagregados además por sexo y distribuidos por grupos profesionales.
Ninguna empresa tiene la herramienta para realizarlo. Sin duda con un microservicio que atienda solo a esta tarea, con una herramienta que sea fácil de usar, de mantener y que pueda evolucionar en el futuro, porque todo cambia.
O cómo facilitar a los colaboradores o trabajadores de una empresa las ventajas fiscales a las que los trabajadores desplazados en el extranjero pueden acogerse a través del llamado “7p”.
Igualmente, ¿cómo gestionar el onboarding de los nuevos trabajadores en el despacho o la empresa? Tal vez con una sencilla aplicación donde se recoge del trabajador una serie de papeleos en el comienzo de la relación laboral, con información relevante en el momento de entrada y que solo es útil en el comienzo. Agilizaría mucho la recogida de datos, formación inicial, welcome pack etc.
Estos son algunos ejemplos de cómo surgen nuevas necesidades que se pueden cubrir con herramientas que solo atiendan esa necesidad específica, pero que sea altamente útil para un grupo segmentado de personas.
Por tanto es mucho más fácil pensar en microservicios divididos en elementos más pequeños e independientes entre sí que sean realmente de utilidad y se conviertan en verdaderos activos digitales de las empresas y los despachos, diferenciándose del enfoque tradicional de las aplicaciones, en el que todo se intenta integrar en una sola pieza y no aportan tanto valor utilitario, además de ser en muchas ocasiones más caras por ser cautivos del pago de licencias improductivas en el largo plazo.
Con los microservicios se atiende a cada área de producción de forma distinta, adaptándose a sus criterios pues no es igual la forma de trabajar y los procesos de un área procesal, que la mercantil o laboral, por poner algunos ejemplos.
Tecnificación y desarrollos agile
La nueva forma de trabajar la tecnificación de las organizaciones pasa por tanto por realizar el “efecto lego” pequeñas piezas que componen un todo, y la forma de hacerlo es con el desarrollo de técnicas de trabajo agile que validen el trabajo cada poco tiempo, lo que forzará a trabajar con mayor simplicidad.
La nube es sin duda el ecosistema donde es posible realizar esta clase de proyectos de tecnificación, trabajando los entornos web que cada vez son más sencillos de realizar, y muy versátiles, a veces tanto que con una mera máscara web se pueden aglutinar las funcionalidades o consultas de datos desde el programa dinosaurio del despacho con las funcionalidades mínimas, con una estética responsive en dispositivos móviles y con diseños atractivos que aportan una mejor experiencia de usuario.
Para todo ello es cada vez más estratégico contar con proveedores tecnológicos que se conviertan en socios industriales en quien confiar compartiendo la toma de decisiones de tecnificación, y que respondan con resultados y no por la cantidad de funcionalidades que tiene o el número de horas que lleva desarrollarlo, sino por el valor que aporta, para que se genere una sensación real de utilidad de la tecnología, y no de placebo.
Nombre del Autor: Guillermo Pérez Alonso
Cargo del autor: CEO de Social Lex
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Biografía:
Guillermo Pérez Alonso es CEO de Social Lex, agencia de servicios digitales especializada en estrategia digital y legaltech para firmas e instituciones de la industria legal. Anteriormente fue COO de un despacho internacional de la abogacía de los negocios en España. Ponente en programas de Legaltech y estrategia de servicios profesionales en The Valley y el Master de Legaltech de CEU IAM Business School. Advisor de Legal Hackers Madrid. Miembro fundador de Inkietos.
Licenciado en Sociología por la Universidad Complutense de Madrid está especializado en Sociología Industrial por la London Metropolitan University. Máster en Dirección y Administración de Despachos por el Instituto Superior de Derecho y Economía (ISDE).
Por Guillermo Pérez Alonso @gpalonso, CEO de Social Lex