“La gestión del teletrabajo se estructura sobre tres pilares. La confianza entre los socios y los empleados. Si no existe, o es quebradiza, el teletrabajo será un fracaso. El segundo pilar es la utilización de las herramientas digitales adecuadas. Y el tercero es la cultura digital de la firma, es decir, el compromiso de todos no con el teletrabajo, sino con una forma más inteligente de trabajar que beneficie al equipo y los clientes” explica Jordi Estalella socio de ALterwork.
AlterWork es una consultora especializada en la transformación digital de despachos, asesorías y firmas de servicios profesionales. Su propósito es que estas organizaciones, mediante la aplicación de metodologías y herramientas de las startups, sean capaces de crear una cultura de innovación, anticiparse a los cambios del mercado y lograr un posicionamiento relevante en su sector. Ahora esta consultora ha puesto en marcha una herramienta para que los despachos evalúen su proceso de transformación digital https://bit.ly/2Vj8gPG
En teoría, el teletrabajo no sería la forma más adecuada en esta relación de confianza entre abogado y cliente ¿Cómo se están adaptando los abogados a esta cuestión?
Es una adaptación bastante natural. El saldo de confianza entre el abogado y cliente no cambia sustancialmente con el trabajo a distancia. En muchas ocasiones, si el abogado sabe adaptarse a las nuevas necesidades del cliente que surgen con la crisis, la confianza se fortalece. El teletrabajo es un instrumento que debe ponerse a disposición de esas necesidades.
¿Dónde está la clave para que la relación con las empresas y asesores jurídicos pueda funcionar de manera adecuada?
Resumiría tres claves. En primer lugar, la comprensión de las nuevas necesidades de la empresa. En segundo lugar, el asesor debe tener una visión holística del servicio y evaluar, como epicentro de su servicio, el impacto de sus consejos en el negocio del cliente. Y tercero, planificar un asesoramiento con diversos escenarios temporales.
¿A nivel de gestión de la firma, como se organiza este teletrabajo en un despacho de abogados?
La gestión del teletrabajo se estructura sobre tres pilares. La confianza entre los socios y los empleados. Si no existe, o es quebradiza, el teletrabajo será un fracaso. El segundo pilar es la utilización de las herramientas digitales adecuadas.
Y el tercero es la cultura digital de la firma, es decir, el compromiso de todos no con el teletrabajo, sino con una forma más inteligente de trabajar que beneficie al equipo y los clientes (algo que conocemos como transformación digital).
¿Qué debe hacer un abogado que teletrabaja a la hora de organizar su tiempo?
El tiempo durante el teletrabajo es elástico y se confunde con el tiempo personal. Es importante, por un lado, acotar el tiempo de trabajo. Esto no significa trasladar miméticamente la jornada laboral a casa, sino distribuir las mismas horas a lo largo del día según nuestra situación familiar, disponibilidad y preferencia, procurando establecer períodos de tiempo coincidentes con el resto del equipo y los clientes.
Por otro lado, ayudará realizar una planificación a dos niveles: semanal y diaria. En la planificación del día conviene llevar un registro del tiempo para ir conociendo los momentos de mayor rendimiento.
¿Qué precauciones debe tomar para que realmente esa jornada sea productiva?
A las que he apuntado en la respuesta anterior, añadiría la realización de grupos de tareas similares y el distanciamiento de los dispositivos móviles durante sesiones de trabajo que requieran concentración.
Agrupar las tareas, por ejemplo, las relacionadas con la revisión, envío, y contestación de correos electrónicos, para luego pasar a las llamadas telefónicas, aumenta el rendimiento sobre una gestión dispersa de esas mismas tareas.
Apartar físicamente los móviles del campo de visión y desconectar los avisos, especialmente los de mensajería instantánea, en determinados períodos de trabajo centra la atención y redunda en una productividad mayor.
¿Considera que si el teletrabajo funciona puede ser una herramienta que puede ayudar a la conciliación de la vida personal y familiar de los abogados?
Sí, con las precauciones y medidas que hemos ido apuntando. Todos los estudios sobre el teletrabajo concluyen lo mismo: el nivel de satisfacción de los trabajadores que teletrabajan es más alto precisamente por la virtud de la conciliación.
¿Cree que la puesta en marcha de esta herramienta puede modificar la forma interna de trabajar de los despachos y crear estructuras más horizontales sin tanta jerarquía?
Difícilmente. El teletrabajo es consecuencia, y no causa, de cambios más profundos en la cultura y la organización del despacho. Las estructuras horizontales, con una gestión holocrática, responden a modelos de negocio diferentes al de los despachos comunes.
No digo que no sea posible, y de hecho hay algunos proyectos en este sentido, pero requieren cambios sustanciales que la mayoría de los despachos no harán, entre otras cosas, porque siguen siendo necesarias estas estructuras.
¿Cómo perciben las empresas clientes la realidad del teletrabajo de su despacho de abogados? ¿Realmente les importa la forma de gestionar dicho trabajo en el fondo?
No demasiado. Lo que le importa al cliente es que, con independencia de las herramientas o modalidades de trabajo que utilice el despacho, satisfaga sus expectativas. Si eso ocurre gracias al teletrabajo, o a cualquier otra metodología o tecnología, entonces se interesarán por ellas.
¿Cómo podemos entroncar el desarrollo del teletrabajo con la transformación digital de los despachos de abogados?
El teletrabajo es un síntoma clave del nivel de transformación digital de un despacho. La capacidad de teletrabajar a dos niveles, desde la perspectiva del cliente y de la gestión interna, procura dos grandes beneficios: aumentar la satisfacción del cliente y de los abogados. Y con clientes más satisfechos suben las posibilidades de que realicen más encargos y recomienden los servicios del despacho.
¿Su firma, AlterWork, ha sacado una herramienta que ayuda a conocer la transformación digital de los despachos? ¿En qué consiste? ¿Cuál es el nivel de transformación digital de los bufetes de abogados en estos momentos?
En efecto, en este contexto de crisis queremos contribuir a que los despachos se preparen para afrontar los retos que tienen por delante y acabamos de lanzar un test que evalúa su nivel de Madurez Digital.
El test mide siete dimensiones esenciales de la transformación digital: presencia digital, innovación, procesos, tecnología, cultura y liderazgo, modelo de negocio y experiencia de cliente.
El despacho obtiene un informe (totalmente gratuito) con su nota promedio en cada una de estas dimensiones y la nota global de su nivel.
Además, esta nota ser compara con la de despachos similares, lo cual puede darle una idea de su posicionamiento respecto a la media del sector y le orienta para realizar las mejoras de digitalización que sean necesarias.
En cuanto al nivel de los bufetes, depende mucho del tamaño, especialidad y ubicación geográfica, pero según nuestro test hablamos de un promedio de 2,4 sobre 5.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.
