Por Laura Fauqueur. Facilitadora de legal design y directora del máster legaltech del CEU IAM.
Lanzarse a la aventura de montar un despacho de abogados se antoja ahora como una experiencia muy distinta de la que podía ser hace tan solo un año. Si bien unos cuantos profesionales llevábamos tiempo incidiendo en la necesidad tecnológica (capacitación + contratación de herramientas), ahora es la mayoría de los abogados que, a la luz de los últimos meses, nos está dando la razón.
Obviamente, la tecnología a implementar en cada despacho varía según el tipo de negocio, los clientes, la especialización, el tamaño, etc., pues lo que describo a continuación no es más que una generalización que pretende ayudar al lector a pensar en un plan tecnológico en función de sus necesidades.
Invito a quien esté construyendo un despacho ahora que, primero, lleve a cabo una reflexión profunda sobre todas las variables indicadas previamente. Segundo, diseñe un modelo de despacho integrando desde el inicio las posibilidades que le ofrece la tecnología, y solamente después del análisis y diseño, proceda a investigar y probar herramientas, decantándose por las soluciones más adecuadas para nuestro despacho.
Empezaré por herramientas tecnológicas “genéricas” para terminar con “legaltechs” propiamente dichas.
La comunicación online, tanto con clientes como con colaboradores, debe ser fluida y atractiva mediante uso de herramientas a la vez seguras y amigables para sus usuarios. Ello provoca que necesitemos 2 tipos de herramientas, que pueden encontrarse en una misma solución integrada (Teams por ejemplo) o en 2 diferenciadas (Zoom + Slack).
También es necesaria una plataforma más global en la que poder intercambiar y buscar documentos, noticias, eventos, etc. Ello puede hacerse a través de plataformas colaborativas como Sharepoint o High Q, pero también con una buena extranet, viva y participativa.
Por otra parte, y especialmente para procesalistas, es imprescindible contar con un buen gestor de expediente o de despacho. Lo ideal es que este gestor nos permita tanto crear y gestionar nuestros expedientes como cumplir con las funciones básicas de un CRM (client relationship manager) es decir, que podamos usarlo para apuntar contactos hechos con clientes potenciales, propuestas enviadas, etc.
Otras funcionalidades adicionales que nos vendrán muy bien son la facturación y la gestión de datos económicos para poder analizar la rentabilidad de los asuntos. Otro aspecto importante es la posibilidad por parte del cliente de acceder directamente a su expediente y poder ver determinados aspectos del mismo, los avances, etc.
Otra herramienta necesaria es la base de datos jurídica, ofrecida por los tradicionales editores convertidos en la última década en vendedores de software jurídico. En mi experiencia, los abogados suelen usar más de una base de datos, por lo que si bien existe la opción de tenerla integrada al gestor de expedientes por estar siempre en el mismo entorno de trabajo, no es siempre la opción elegida por los despachos.
Asimismo, el uso de herramientas de firma electrónica es más necesario ahora que nunca. Existe una multitud de soluciones entre las que elegir. Si bien la mayoría cumple con las normas europeas y americanas, conviene informarse y elegir entre las de más uso en las jurisdicciones en las que operamos, pues es conveniente que nuestros clientes la conozcan y no desconfíen de la solución que utilizamos.
Finalmente, es muy útil utilizar una solución de gestión y automatización de contratos y demás escritos, para poder hacer sólidas plantillas y bibliotecas de clausulas entre las que elegir según las circunstancias. Podremos, desde la plataforma que elijamos, controlar los cambios, pasarlos para revisión y posterior firma a un cliente, socio, etc. Muchas de estas herramientas se integran con las soluciones de firma electrónica más extendidas en el mercado, mencionadas en el punto anterior.
Ante la diversidad de herramientas que podemos (o debemos) usar desde los inicios de un despacho, es imprescindible pensar en la interoperabilidad de estas tecnologías de forma que no haya “silos tecnológicos”. En efecto, para asegurar una adopción tecnológica indolora para todos (nuestros colaboradores, nuestros clientes y nosotros mismos), lo ideal es lograr que el paso de una herramienta a otra sea fácil y que en la medida de lo posible estén vinculados. Por ejemplo, necesito que mi herramienta de facturación “beba” de los datos de mis clientes y expedientes, que mi calendario se sincronice con mi herramienta de reuniones online, etc.
Aparte de esas herramientas que considero básicas para un despacho nacido en la nueva normalidad, terminaré indicando unas herramientas adicionales que rápidamente pueden convertirse en imprescindible para quienes decidan construir un despacho innovador y centrado en sus usuarios: para adentrarnos más en herramientas de trabajo colaborativo, podemos usar Trello, Miro o Mural. Y para quienes decidan que aporta valor añadir visualización a sus escritos, contratos, explicaciones a clientes, etc., la herramienta de diseño Canva es muy sencilla y fácil de aprovechar.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.