Luis A. García Segura
Vamos rumbo a cumplir dos años de la entrada en vigor del Reglamento general de protección de datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE). Durante estos escasos meses, hemos visto como un buen número de empresas de diverso tamaño han sido multadas en varios países de la Unión por infracciones a dicho Reglamento.
A medida que van saliendo los detalles en cada caso y según la gravedad de los mismos, es posible trazar conclusiones y tomar nota de los errores cometidos por otras empresas. Ante este panorama, queremos hacer hincapié sobre uno de los principios del Reglamento y de su importancia de cara a la reputación en las empresas: el principio de transparencia.
En su considerando 39, el Reglamento afirma lo siguiente sobre el principio de transparencia:
El principio de transparencia exige que toda información y comunicación relativa al tratamiento de dichos datos sea fácilmente accesible y fácil de entender, y que se utilice un lenguaje sencillo y claro. Dicho principio se refiere en particular a la información de los interesados sobre la identidad del responsable del tratamiento y los fines del mismo y a la información añadida para garantizar un tratamiento leal y transparente con respecto a las personas físicas afectadas y a su derecho a obtener confirmación y comunicación de los datos personales que les conciernan que sean objeto de tratamiento.
Según nuestra experiencia, para poder desarrollar de forma adecuada este principio en el área de Protección de datos, primero debemos partir de la aplicación de dicho principio a otros ámbitos de la empresa, entre los que destacamos:
- Ámbito interno:
- Seguridad: transparencia respecto a los riesgos y amenazas a que están expuestos los recursos y el personal de la empresa.
- Recursos Humanos: transparencia aplicada a las funciones y responsabilidades de cada persona en el organigrama. Así como, la transparencia respecto de los datos personales de los propios empleados.
- Comunicación (interna): transparencia en relación a los canales de comunicación en caso de incidentes relacionados con los datos personales de los clientes.
- Ámbito externo:
- Marketing y publicidad: transparencia respecto a los canales comerciales utilizados por la empresa en la captación de clientes.
- Atención al cliente: transparencia respecto a la accesibilidad de los canales de comunicación con la empresa.
- Comunicación (externa): transparencia aplicada a utilizar un lenguaje claro y sencillo con los clientes.
Es decir, no es posible tener un nivel adecuado de transparencia con nuestros clientes respecto a sus datos personales, si dicha transparencia no está presente en un nivel mínimo a lo largo de la empresa. Y dicho nivel mínimo ha aumentado con la entrada en vigor del Reglamento de protección de datos, al obligar a las empresas a publicar información más accesible, más visible, más fácil de entender y con un lenguaje más sencillo y más claro.
Por lo tanto, la puesta en marcha de este cometido, junto con las demás acciones relacionadas con otros principios del Reglamento (licitud, lealtad, exactitud, integridad y confidencialidad), propician un claro panorama de generación de buena reputación para nuestra empresa.
A estos efectos, los departamentos de Comunicación y Protección de datos deben ir de la mano a la hora de abordar sus respectivos planes de trabajo anuales, ya que ambos contribuyen de forma sustancial a la generación y mantenimiento de la reputación de la empresa. Esta complicidad se hará más evidente, si los productos y/o servicios de la empresa están basados en la Internet.
Esperamos que de ahora en adelante las empresas tomen conciencia respecto de la importancia del principio de transparencia de Protección de datos aplicado a su reputación, y que no vean la aplicación de la normativa de Protección de datos como algo que solamente afecta una parte de su negocio. Afecta a todo el negocio y a todos los ámbitos, y quien no lo entienda ahora y aprenda de los casos de otras empresas, está comprometiendo seriamente la viabilidad futura de su negocio.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.