El asesoramiento en protección de datos no especializado

La Asociación Profesional Española de Privacidad (APEP) valora positivamente la campaña de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) contra las prácticas “LOPD a coste cero”, financiadas fraudulentamente con créditos de formación a trabajadores.

APEP recomienda buscar asesoramiento especializado en protección de datos para no ser sancionado por la Seguridad Social y por la Agencia Tributaria con hasta 187.000 euros.

La Asociación Profesional Española de Privacidad agradece el trabajo de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para tratar de atajar el problema del fraude en el asesoramiento en privacidad. Gracias a este trabajo de coordinación con otros organismos como la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, la Agencia difunde por primera vez los riesgos de contratar servicios a “coste cero”, alertando de prácticas fraudulentas y sus importantes multas.

Desde APEP se valora muy positivamente que la AEPD conciencie de los riesgos de contratar servicios basados en créditos destinados a formación: sanción de 626 a 187.515 euros por parte Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como la devolución del IVA no abonado, más una multa pecuniaria proporcional por parte de la Agencia Tributaria.

La APEP viene denunciando desde hace años prácticas desleales y fraudulentas en el mercado, que perjudican sobremanera a sus integrantes, profesionales bien formados y dedicados a ofrecer servicios de calidad y seguridad jurídica.

El llamado LOPD o RGPD a “coste cero” se basa en ofrecer un servicio de consultoría y adecuación normativa a la protección de datos con cargo a los créditos que las empresas tienen para formación a sus empleados (a través de FUNDAE). Es decir, adquieren servicios ahorrándose tanto honorarios del consultor que son pagados con un dinero que debería ir a formar adecuadamente a los trabajadores, como el IVA de los mismos, provocando no solo un fraude a los trabajadores, sino un desequilibrio enorme en el mercado.

La APEP también ha venido alertando a la AEPD sobre la existencia de otras prácticas, como empresas que llaman por teléfono haciéndose pasar por una unidad de inspección del regulador u otro organismo oficial haciendo creer que de no contratarles una adecuación inmediata recibirán una inspección y serán multados.

Marcos Judel, presidente de APEP, que ha participado recientemente en la 11ª Sesión Abierta de la Agencia Española de Protección de Datos, destacó en su intervención “que tanto profesionales como empresas deben establecer buenas prácticas en protección de datos. Los primeros deben ser honestos y velar por ofrecer un servicio adecuado y a medida en atención a las circunstancias de cada caso y basado en la seguridad jurídica. Las empresas deben buscar a profesionales adecuados a su actividad, reclamando esa seguridad jurídica y huyendo de servicios que pueden ser inadecuados o incluso fraudulentos como el ‘coste cero’”.

Ante la preocupación presente en el sector profesional, así como en el empresarial y las propias autoridades, por prácticas inadecuadas en ofertas de consultoría, APEP ofrece un decálogo de recomendaciones básicas que permiten a las organizaciones privadas y públicas identificar cuando se les ofrece un asesoramiento adecuado en materia de privacidad.

Decálogo para la contratación de asesoramiento en protección de datos

Al contratar un proyecto de consultoría para adecuarse al RGDP debe tenerse en cuenta que:

I. Adaptarse para cumplir la normativa requiere la implicación del cliente además del trabajo del consultor. Tanto la adecuación al RGPD como mantener este cumplimiento legal en el tiempo requiere que el cliente esté concienciado; incluso es necesario que determinadas personas de la organización intervengan activamente en el proyecto. Si en el proyecto sólo trabaja y se compromete la consultora, si le ofrecen un documento para que lo firme sin haber estudiado su empresa es muy posible que NO ESTEMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

II. El cumplimiento no es algo puntual, la normativa exige ahora garantizar la debida diligencia y demostrar la responsabilidad activa por la protección de los datos personales. Por tanto, requiere labores para mantener un adecuado nivel de cumplimiento en el tiempo.

Si todo el proyecto se ciñe a la entrega de una documentación tras rellenar unos cuestionarios, y no se definen acciones que han de tener su continuidad en el tiempo, definitivamente NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

III. La aplicación del RGPD nunca es teórica, no existen recetas de “copiar pegar”, no basta con marcar cruces en un cuestionario, debe adaptarse a la realidad específica de la organización. Con independencia del procedimiento utilizado, su asesor debe conocer en profundidad su empresa u organización visitándola físicamente si procede, y lo habitual es que así sea si se quiere diseñar medidas de seguridad en relación con el entorno físico. Si Vd. no percibe ese interés en indagar sobre el funcionamiento real de la organización en todos los ámbitos afectados por el alcance del trabajo solicitado (físico, informático, de gestión, etc.) NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

IV. Un asesoramiento adecuado debe incorporar un capítulo adecuado de formación de calidad y de concienciación al personal. Las formas de llevar a cabo la formación pueden ser diversas, pero deben permitir contestar afirmativamente a las siguientes cuestiones:

•  – ¿Incluye medidas para que los usuarios tomen conciencia de la importancia del derecho fundamental a la protección de datos personales?
• – ¿Precisa las obligaciones impuestas por la normativa y cómo cumplirlas?
• – ¿Transmite las consecuencias de su incumplimiento?

Si la respuesta es negativa, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

V. La adaptación puede suponer cambios. Si tras el análisis de su organización no se han identificado las buenas prácticas y no se han propuesto correcciones a las que pudieran ser inadecuadas NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

VI. El objetivo a perseguir ha de ser la adecuación plena, por tanto, el proyecto debe ofrecer acciones que persigan un cumplimiento real no sólo formal. No podemos conformarnos con un registro de actividades de tratamiento “para archivar” o un análisis de riesgos estándar que proporciona un conjunto de medidas de seguridad “pendientes de implementación” como meras recomendaciones en el mejor de los casos. La plena adaptación no concluye hasta que las medidas se hayan implementado y verificado su eficacia. En caso contrario, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

VII. Debe exigirse al consultor formación específica especializada. La recogida de información debe realizarla una persona con formación cualificada que le permita adquirir la capacitación profesional que la aplicación de la normativa exige. Se requieren conocimientos tanto en el ámbito jurídico como tecnológico y organizativo.

El consultor debe poder acreditar su formación y experiencia y una forma de hacerlo es a través de una certificación profesional, como puede ser la certificación ACP de APEP que reconoce formación universitaria y propia. Cuando nuestro interlocutor en la consultora no reúna estos requisitos, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

VIII. Si la empresa de consultoría se compromete a ofrecerle un certificado de cumplimiento desconfíe. El RGDP regula la certificación de cumplimiento en el Artículo 42 y garantiza unos requisitos formales para los Organismos de Certificación según el Artículo 43 que aseguren la independencia de los mismos. En España todavía no se han desarrollado los marcos de certificación para entidades, pero será una labor desarrollada por la AEPD junto con ENAC. Los certificados emitidos por empresas que a su vez ejercen labores de consultoría no garantiza los requisitos de independencia necesarios.

Este certificado no lo protegerá ante malas prácticas, denuncias, inspecciones ni las sanciones que se puedan derivar. Si un proyecto le ofrece esta “garantía”, NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

IX. Aunque le aseguren cubrir los daños derivados del asesoramiento o del incumplimiento del RGPD Vd. nunca estará del todo a salvo. Aunque se contrate la cobertura de un seguro, Vd. siempre se enfrenta al riesgo que para la reputación de su organización comporta la declaración de una infracción y su sanción y publicación en la web de la AEPD.

La confianza de sus clientes no la garantiza ninguna aseguradora, exige un esfuerzo cotidiano. Si su consultora no le ha advertido de la necesidad de adoptar medidas de seguimiento y control, si no le ha indicado la importancia de verificar su seguridad cíclicamente y corregir cualquier defecto o incidencia que advierta, si le garantizan que no pasará nada que “el seguro lo cubre todo” NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

X. Ofrecer un servicio de consultoría tiene costes. En ocasiones, nos ofrecen un proyecto de adaptación al RGPD con anuncios como “esto no nos va a costar nada, o casi nada, ya que aprovecharemos una subvención de otra cosa para pagarlo”. El asesoramiento jurídico y técnico no puede venderse a 2X1.

Si Vd. es empresario, si administra una organización sabe perfectamente que ofrecer dos servicios por uno, y generalmente a precios por debajo de los del mercado es un negocio ruinoso. Cuando una empresa nos ofrezca un servicio de esta naturaleza es muy probable que nos esté animando a cometer un fraude, Si nos dicen “esto es gratis”, o “se lo regalo con un proyecto de formación subvencionada” NO ESTAMOS ANTE UN BUEN PROYECTO.

Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.

¿Necesitas un abogado especialista en protección de datos? En LEXGOApp contamos con un amplio directorio de abogados especialistas, que puedes consultar si compromiso.