Por Anna Marra experta en LPM y Consejera del International Institute of Legal Project Management (IILPM)
¿Cómo se implementa el Legal Project Management en una organización? A distancia de más de diez años desde cuando tuve la oportunidad de empezar a hablar de gestión de proyectos jurídicos, sigue habiendo duda con respecto a cómo transformar un despacho o un departamento de servicios jurídicos aplicando el management a los asuntos legales .
La buena noticia es que del LPM se habla y se razona. Y también se crean oportunidades de trabajo: según un reciente estudio propuesto por Eugenia Navarro en Esade, el 73% de los despachos encuestados cuenta con un Chief Operating Officer (COO) y el 35% con un Legal Project Manager.
Con lo cual, se están creando perfiles de Legal Project Managers en los despachos grandes y se están formando abogados con conocimientos y habilidades de project management en los despachos medianos y pequeños. Por otro lado, las asesorías jurídicas están intentando entender cómo planificar y desarrollar sus Legal Operations.
Quizás nunca como ahora su foco es tan concentrado en la eficiencia, la productividad, la gestión de los proyectos, la gestión del flujo de trabajo y la automatización de procesos.
El pasado viernes en una masterclass de IE Law School, en el marco del Programa Legal Project Management & Process Improvement, he intentado brindar algunas ideas para pasar del conocimiento a la acción y resolver el reto de cómo implantar el LPM en un despacho.
Estas ideas son el resultado de más de 10 años de colaboración con despachos y asesorías jurídicas, tanto como consultora que como formadora. Si bien algunas de ellas pueden parecer de sentido común, en mi experiencia se han aplicado poco.
La urgencia de conseguir resultados y la visión a veces cortoplacista de la dirección impiden una buena planificación y ejecución de lo que otra cosa no es sino un proyecto de gestión del cambio o, si se prefiere, de reingeniería de procesos y personas.
Quizás el concepto de reingeniería de personas suene desafiante, sin embargo, creo que el redefinir los abogados, el repensar a sus necesidades, el rediseñar su entorno y sus procesos de trabajo y el hacerles más adaptables, flexibles y resilientes es parte fundamental del proceso de transformación. Si un mindset de transformación, no hay transformación.
Comparto mis sugerencias, esperando pueda ser útiles a la hora de orientarse en este viaje hacía el LPM.
- Crea un cultura de project management :
Si bien hemos avanzado en este sentido, en cada despacho no suele haber que un pequeño grupo (dependiendo de las dimensiones del despacho) que suele ser más innovador, más atraído por el cambio, más atrevido a la hora de salir de su zona de confort y experimentar nuevas metodologías de trabajo.
El resto del despacho suele ser desinteresado y, en algunos casos, resistente. Es importante que cualquiera implementación de metodología y reingeniería de procesos de trabajo cuente con profesionales, sean abogados, paralegales, administrativos, ingenieros, analistas, etc, que entiendan qué es y cómo se gestiona un proyecto, y que hayan incorporado en su mindset una reflexión sobre los beneficios y las ventajas que conlleva una gestión más eficiente de los asuntos jurídicos.
Muy a menudo he visto fallar implementaciones de LPM por falta de cultura: un ejemplo muy claro y frecuente es el intento de adoptar un software de gestión ágil de proyecto como Trello o Asana, sin haber creado con anterioridad una cultura ágil dentro de la organización. En mi experiencia, estos intentos han fracasado o se han quedado en un limbo.
2. Elige a tus campeones:
Esta recomendación es estrictamente relacionada con el punto uno. Cualquier agente del cambio necesita identificar a aquellos profesionales que le apoyarán y fomentarán la transformación.
Necesitamos que haya lideres a todos los niveles, y no solo en el nivel de la dirección o del COO. El proceso de cambio organizacional puede incluir una variedad de roles clave.
Estos roles pueden ser ocupados por varias personas o equipos en diferentes momentos durante el proceso de cambio. A veces, las personas o los equipos pueden desempeñar más de un rol, por ejemplo, el Change Initiator, el Change Agent, el Champion for Change, el Sponsor of Change y el Leader.
3.Forma a los clientes-usuarios :
La formación es clave en el proceso de transformación. Se tendrán que formar los profesionales del despacho, pero también los clientes, para que puedan apreciar una nueva forma de hacer las cosas.
Una solución interesante puede ser organizar una formación in-company de LPM en la que participen también los clientes (asesorías jurídicas), además de los abogados, paralegales y otros perfiles de interés como ingenieros, técnicos de sistemas, diseñadores, etc.
Hay que buscar un nuevo modelo de partnership entre despacho y cliente, y esto pasa por crear sinergias y oportunidades de crecimiento y aprendizaje comunes.
4. Mírate alrededor, recopila ideas y enfócate :
No estamos acostumbrados a colaborar en el sector legal, sino a confrontarnos. Sin embargo, los legal project managers suelen ser perfiles muy solitarios dentro de los despachos.
Necesitan de un ecosistema, de un entorno que los anime, les soporte, les enseñe. Para empezar, antes de tener tus propias ideas, mira lo que ya se ha hecho a tu alrededor.
Aprovecha de las redes para contactar a quién ya ha hecho un cierto camino. Invítale a un café y escúchale cuando te cuenta de su experiencia. Recopila todas las ideas, y solo entonces enfócate en lo que quieres, lo cual nos lleva al punto 5.
5. Elije qué LPM quieres:
Ojalá hubiese un paquete LPM que se pudiera comprar y así solucionar todas las dudas. Sin embargo, no lo hay por el momento y esto nos lleva a la necesidad de tomar decisiones.
Hay aspectos muy importantes del LPM que se refieren a la gestión del alcance, del coste, del tiempo y de las personas. Cualquier implementación del LPM debería cubrir por lo menos estos aspectos.
Por otro lado, hay que preguntarse para qué queremos el LPM, para cubrir qué necesidad, para conseguir qué resultado; a partir de allí habría que plantearse qué metodología usar, puede que predictiva, ágil o hibrida.
También hace falta tener claro que el LPM se refiere a la gestión de proyectos y quizás habría que plantearse qué hacer con respecto al levantamiento o mejora de los procesos.
6.Diseña un sistema usuario-céntrico:
Cualquier LPM quieras construir, ten muy en mente tu usuario, tanto interno como externo. Este sistema tiene que beneficiar el despacho como organización, pero también las personas que en ello trabajan y los clientes que se esperan un determinado servicio.
Un error que ocurre alguna vez es que se planifica y ejecuta un sistema que realmente no tiene en consideración sus destinatarios.
7.Define las nuevas métricas :
Si tienes claro para qué quieres el LPM, no te será difícil centrarte en las métricas que realmente te aportan valor.
Es clave que el sistema de LPM genere información; pero puede que genere demasiada información, así que hay que centrarte en la que te interesa para conseguir tu objetivo: de crecimiento, de reducción de coste, de mejora organizativa, de lanzamiento de nuevo servicio, de mejora de la propuesta de valor al cliente, de comunicación, o los que te haya puesto.
8.Empieza con un piloto:
Convertirse en un despacho LPM requiere tiempo, planificación, constancia y determinación. No siempre acertaremos todos los pasos y no siempre las personas responderán cómo nos esperamos o queremos.
Sin embargo, el servicio al cliente no puede verse afectado en ningún momento por el cambio. Por eso es fundamental partir con un piloto: un equipo o un departamento que se centre en algún proyecto adoptando la nueva metodología. Posiblemente, intenta involucrar al cliente, explicando en qué lo beneficiará este cambio y pidiéndole de participar para ver si juntos conseguís una mejor experiencia del servicio legal.
9.Encuentra una tecnología que te soporte:
Ten claro que la tecnología viene después de entender tus necesidades, pero quizás en contemporánea con la formación, para que los profesionales de tu despacho vean que lo que se les pide hacer viene soportado por ejemplo por un software de gestión de proyecto o por algunas funcionalidades de gestión de proyecto que se pueden incorporar al software que ya tienen.
Hay varios softwares del LPM en el mercado, algunos más interesante que otros, ninguno perfecto. Una vez más se trata de que entiendas lo que quieres hacer con este software, de qué forma te puede ayudar, qué exigencia priorizar.
10. Adopta un enfoque de mejora continua :
Una vez que tenga en pie tu sistema, hay que darle seguimiento para ver cómo funciona y plantearte constantemente cómo podría mejorar.
El pensamiento de mejora continua tiene que incorporarse al ADN de tu despacho. La realidad a nuestro alrededor cambia a una velocidad cada vez más significativa y las expectativas de los clientes se adecuan.
Hay que crecer con ellas y tener una inquietud constante para querer superarse. En esto está el reto más grande, pero también el mayor atractivo.
Cada despacho es diferente y por lo tanto cada implementación del LPM puede ser una aventura. Empréndela con entusiasmo y comparte tu pasión, tus ideas, tus retos. Crea una pequeña comunidad alrededor tuyo y empieza a construir. Como se suele decir, lo único imposible es aquello que no se intenta.
Anna Marra, experta en la gestión de proyectos.
