La nueva directiva de protección de denunciantes ya aterrizó en nuestro país en diciembre. pendiente de su transposición en los próximos meses. Mientras tanto desde las áreas de Recursos humanos de la mayor parte de empresas y organizaciones se trabaja para adaptarse a ese nuevo entorno que modifica algunos aspectos clave dentro de las organizaciones.
Las empresas de 50 o más trabajadores y las corporaciones públicas, estas por encima de los 10.000 habitantes están obligadas a adaptar sus estructuras y procedimientos para cumplir legalmente con la obligación de implantar un canal de denuncias.
Lograr un canal de denuncias seguro, con un procedimiento ágil de funcionamiento y que ofrezca seguridad jurídica a todas las partes implicadas es clave en esta estrategia de protección al denunciante.
Con algo de retraso, el Gobierno aprobaba el pasado 4 de marzo del 2022 el anteproyecto de ley que protege a las personas que denuncien infracciones, para trasponer la Directiva (UE) 2019/1937.
Este anteproyecto intenta aportar protección a todas las personas que informen sobre corrupción, fraudes o violaciones del Derecho de la UE o el ordenamiento jurídico interno, y definir las normas mínimas de los canales de comunicación.
La futura ley recoge la obligación para determinadas entidades de implantar canales de denuncias internos y externos, sin perjuicio de la aplicación de normas específicas sobre la denuncia de infracciones, como la ley de prevención del blanqueo de capitales o la del mercado de valores, que ya obligan a contar con estos mecanismos.
Este anteproyecto de ley llega con cierto retraso, pues los Estados miembros de la Unión Europea (UE) tenían hasta el 17-12-2021 para la transposición de la mencionada directiva
El «Canal Ético o de denuncias» es realmente un canal de comunicación interna dentro de la organización relativo a comportamientos o escenarios irregulares o delictivos realizados por los propios empleados o terceras personas que tengan algún tipo de relación con la empresa.
En España, la introducción de estas herramientas de protección del denunciante vio la luz por primera vez en el apartado 2 del artículo 3bis del Código Penal, en el que se impone la obligación de «informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención».
Ahora el reto está en trasponer la directiva en nuestro país. Un incentivo con el que cuentan las organizaciones a la hora de implementar un canal de denuncias, es que la futura ley nacional de protección del denunciante incluirá sanciones cuantiosas para aquellas empresas que no cuenten con una o se pruebe la existencia de deficiencias en su aplicación.
En este sentido, si tomamos como referencia lo establecido por la normativa aplicable en materia de blanqueo de capitales, las multas podrían ascender hasta los 60 000 euros en el caso de infracciones muy graves.
En este sentido, los canales de denuncias permiten a los responsables conocer el grado de cumplimiento legal y ético de la empresa. Percatarse de primera mano algún problema que pueda repercutir de manera negativa en el clima laboral y la experiencia de los empleados.
Además, es mucho mejor ser conscientes de ciertas irregularidades a corregir antes de que puedan intervenir los tribunales.
Desde esta perspectiva los expertos señalan algunos rasgos para que este canal de denuncias sea operativo
Requisitos para implantar nuestro canal de denuncias:
- La empresa y la dirección deben apostar por él. El canal de denuncias debe ser un elemento visible y que forme parte de la estrategia de la empresa.
Debe ser útil para detectar fraudes e infracciones dentro de la empresa. En la actualidad en las empresas del IBEX 35 donde muchas tienen esta herramienta no la dan a conocer suficientemente a sus profesionales de su existencia. De ahí que su utilidad sea problemática.
2-Que forme parte de la ética de la empresa:
Es fundamental que si existe un canal de denuncias se promocione de forma conveniente. Se trata de sacarle la máxima utilidad posible y que se emplee para lo que se creó. Si se externaliza la gestión del canal los empleados se quedan más tranquilos respecto a la protección que pueden tener si denuncian alguna irregularidad.
. Este tipo de iniciativas debe formar parte de lo que entiende la compañía por valores éticos. Hay que darse cuenta que no podemos separar la ética de la empresa de las personas. Esas personas son las que hacen la ética de la empresa. La promoción desde un punto de vista ético debe ser fundamental.
3-Que proteja la confidencialidad del denunciante. El canal implementado debe estar diseñado de forma que pueda garantizar la confidencialidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.
Que haya una tranquilidad de que los datos de ese usuario no se van a divulgar con facilidad y que puedan estar protegidos por el secreto profesional de un abogado que medie entre el denunciante y la organización.
4-Que tenga Acceso multicanal: Existen diferentes métodos a elección de la organización y sus necesidades. Las denuncias podrán canalizarse a través de distintas herramientas: correo electrónico, una extensión telefónica o una aplicación interna diseñada al efecto.
Nuestra recomendación se basa en asegurar un único canal donde centralizar toda esa información a analizar.
5. Configurado de acceso restringido: Se designará a una persona o departamento imparcial que sea competente para seguir las denuncias, que podrá ser la misma persona o departamento que recibe las denuncias.
Este profesional tendrá el deber de establecer los diferentes protocolos de gestión e investigación de las denuncias dentro del seguimiento del proceso.
6-Definir bien el acuse de recibo La empresa tendrá que presentar un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de la recepción de la misma.
7-Estructurado con información clara y acceso sencillo: El éxito del canal debe basarse, por una parte, en que constituya un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados tengan acceso. Por otra parte, la organización tendrá que comunicar la existencia del canal ético, su funcionamiento y los objetivos que persigue.
Tiene que estar diseñado de tal forma que la organización que lo tiene pueda acceder al mismo y a su mecánica para sacarlo el máximo rendimiento posible. Para ello la labor del Compliance Officer será clave en su gestión e independencia de otros organismos.
8-Definir plazos de respuesta _ La organización tendrá que estar al tanto de los plazos establecidos para dar respuesta al denunciante, que no será superior a tres meses a partir del acuse de recibo.
9-Revisión periódica para garantizar su funcionamiento:
Otro requisito clave a la hora de implementar el canal de denuncias es la necesidad de revisar periódicamente el funcionamiento del canal, que se está usando de manera correcta, y que el proceso de investigación es el correcto
- Debe estar dotado de los medios y la independencia adecuada:
Si queremos que un canal de denuncias funcione debe ser parte activa de la actividad del Compliance Officer. Se trata de ser una herramienta que ayude a la investigación de las denuncias que lleguen por este canal. Algunas cuajarán y otras se rechazarán.
Es importante saber gestionar estas denuncias desde la discreción para evitar que cualquier investigación interna, ahora en auge desde el Covid19, altere el ritmo de cualquier organización
@Luisjasanchez , Periodista Jurídico
