La tecnología que utilizan abogados y asesores de empresa se ha convertido en palanca de cambio de su forma de trabajar.
La Escuela de Práctica Jurídica ha organizado este miércoles un seminario donde expertos como Moisés Barrio, Letrado del Consejo de Estado, Sara Molina, Legal Management Consulting en Deloitte Legal, Laura Fauqueur, CEO de Legal Shake y experta en legaltech; Marjjorie Colas, General Counsel y responsable de transformación digital de Accorinvest y Jorge Velázquez Chief Transformation & Innovation Officer de Legalitas abordaron el impacto de las herramientas legaltech en despachos de abogados y asesoría jurídicas.
En esta sesión los expertos abordaron cómo está evolucionando la tecnología legal o Legal Tech en despachos y departamentos legales. Lo hicieron identificando y analizando lo que realmente está ocurriendo, dónde está teniendo más éxito y en qué casos hay “más ruido que nueces”.
Todo ello de forma práctica y atendiendo a su implantación real, tanto a nivel de software para hacer más competitivos y eficientes a despachos y asesorías jurídicas de empresa, como a nivel de plataformas que están afectando a los operadores jurídicos. Al final de la sesión se presentó la Guía Legaltech 2022, editada por Derecho Práctico y Editorial Reus.
Para una de las ponentes, Laura Fauqueur, horas antes de que se celebre este evento, su visión es “estamos en un momento en que puede resultar abrumador la cantidad de legaltech que hay. Se han multiplicado las ofertas existentes como se puede ver en la Guia de Derecho Práctico que presentaremos en este evento. No es fácil clasificar y categorizar dichas herramientas”.
Esta experta se ha especializado con los años en el llamado legal design y design thinking que trabaja con asesorías jurídicas de empresas y despachos. “Esta es una metodología de resolución creativa de problemas que hemos llevado al sector jurídico, donde se centra en el usuario para dar soluciones a problemas concretos de forma no convencionales”.
El uso del legal design se usa para todo aquello relacionado con la transformación digital “pero también tiene las particularidades del sector jurídico de reducir la complejidad de los textos jurídicos que son densos para quien no es jurista. De esta manera transformamos contratos; términos y condiciones para que sean entendibles, memorizables. Al final redunda en beneficios de todos”.
En esta actividad “junto a los proyectos que nos piden asesorías y despachos de abogados nuestra empresa imparte mucha formación. Se trata de formarlos en esta metodología para que realmente la utilicen y puedan redactar contratos y otros elementos inteligibles para todos. Se trata que hagan suya esta actividad que puede tener una parte automatizable con herramientas legaltech”.
En su opinión puede ser agobiante para los despachos elegir y priorizar decisiones de qué herramientas usar y “por otro como implementarla en su organización y cómo conseguir que se usen realmente”.
Elegir bien las tecnología
Esta experta en el sector legal tiene la impresión de que, en este sentido, “despachos y firmas legales deben poner el foco en los problemas, intentar no dejarse llevar por la sobreoferta y mirar internamente lo que se necesita. Para ello hay que conocer bien los problemas y necesidades legales y ver si hay una herramienta tecnológica para ello”.
Fauqueur cree que el desarrollo de las herramientas legaltech hay que verlo en tres etapas “el post covid, la era de supervivencia, años 2020 y 2021 que fue para resolver los problemas que venían con las herramientas en remoto. Fue la parte de superviviencia que duró hasta el 2021.”
A su juicio “muchos despachos están en la fase de reparación, donde eligen que guardar y desechar de esa fase previa de supervivencia. Se trata de ajustar la cultura de la organización para alinearse y ver qué herramientas van a utilizar y en un momento que es bastante positivo para adoptar el cambio. Ahora en las firmas los abogados se sienten bastante empoderados. Lograron adaptarse a la pandemia y ahora con un cambio cultural pueden ser capaces de ir avanzando”.
Desde esta experta después de esa fase de reparación “que no deja de ser para resolver problemas puntuales con la tecnología, vendrá después en un par de años la fase de innovación real, donde ya no es tanto resolver problemas. Es como impulsar el llamado pensamiento digital donde veremos nuevas formas de trabajar, desde nuevas estructuras y nuevos servicios”.
En búsqueda de la innovación
Nuestra interlocutora se muestra convencida que la mayor parte de despachos de abogados y asesorías jurídicas internas no están aún en esta tercera fase donde la innovación es un elemento clave para su crecimiento.
Desde su punto de vista “la oferta de legaltech está muy ligada a la situación actual, centrada en la reparación. De momento no se están creando desde lo digital herramientas rompedoras y que realmente sean transformadoras”.
Sobre las herramientas que hay en el mercado, reconoce que muchos despachos de abogados, sobre todo los de tamaño grande llevan años desarrollando internamente algunas herramientas propias pero no hacen excesiva publicidad de ello, “el resto aún tiene un camino importante por recorrer”.
“Lo importante es tener claro cuál es la necesidad que tiene nuestra organización para buscar realmente esa herramienta que nos ayude a ser más eficientes a nivel interno, en la gestión de procesos y al mismo tiempo ayude a mejorar la relación existente con el cliente”.
Sobre la relación con los clientes “es evidente que hay muchas herramientas que ayudan a mejorar esa relación profesional, eso no quita para que no perdamos el contacto real con ellos. Es la mejor manera de conocer sus necesidades y mantener una relación fluida con las empresas a las que asesoramos para saber qué necesitan a nivel legal”.
En cuanto a las herramientas que hay en el mercado, Fauqueur recuerda que de esa amplia oferta “hay una herramienta prometedora que se llama DELA para revisar contratos en el marco de las due dilligence que tiene la ventaja de funcionar en todos los idiomas al poder adaptarse desde Google lo que le permite esa adaptación que es bastante interesante en su uso”.
También destaca “como herramienta de gestión de despacho que se llama Clio es muy completa y tiene un acceso para clientes que es importante. Curiosamente el acceso de los clientes a la web de los despachos es algo que no ha quedado aún bien resuelto en muchas firmas aunque lo tienen desde hace años”.
Legaltech, como valor añadido
Esta experta coincide con otros profesionales en que el uso de las herramientas legaltech es un valor añadido para los despachos de abogados y las firmas jurídicas “esto puede hacer que las distancias entre bufetes grandes y otros más pequeños o boutique se reduzcan considerablemente”.
Al final recuerda que “se trata de mejorar procesos y el servicio que damos a nuestro cliente, tanto en cuanto a la capacidad de respuesta como a la forma de darlo periódicamente cuando nos lo demanden. Al final se trata de ser más competitivo en unos momentos donde es fundamental la fidelización de los clientes, cuestión que no resulta sencilla”.
Para esta experta de la consultoría jurídica “cada herramienta tiene su utilidad. Las que hay de gestión de despacho ayudan a mejorar la actividad interna de nuestro bufete o asesoría legal. Se usa en muchos departamentos junto con los demás sistemas de gestión documental que son transversales a todas las actividades del propio despacho”.
Junto con ello “por especialidades se usan unas cosas más que otras. Así en la parte de herramientas nuevas para revisión de contratos las emplean los equipos que realizan due dilligence, al igual que las herramientas legaltech que ayudan a dar servicio al cliente que también hay que tener en cuenta”.
En este contexto, considera que “sobre todo en la elección de esas herramientas legaltech en las asesorías jurídicas de empresa la opinión de los despachos externos que asesoran a estas empresas es importante. Ahora lo que más les interesa son aquellas herramientas que les ayudan a gestionar sus operaciones legales. Junto con algunas herramientas que ya utilizan en la empresa hay otras propias que también emplean en su gestión diaria”.
En esta situación “es habitual que consultoras externas les ayuden a implementar las herramientas que necesitan para mejorar su gestión como departamento jurídico. Esa elección de la herramienta tiene que venir justificada por la problemática existente. Hay que tener claro lo que queremos resolver y cuáles son los usuarios que la van a utilizar”.
En su opinión, “el problema de la implementación de herramientas legaltech no es la tecnología sino las propias personas que las van a implementar. Si tienes claro qué problemática tiene tu empresa y los profesionales que la van a utilizar es bastante normal que la experiencia del uso de la tecnología legaltech funcione realmente como pensemos”.
Por @LuisjaSanchez, periodista jurídico y Laura Fauqueur, experta consultora del sector legal.
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Foto de Philipp Katzenberger en Unsplash