En estos dos últimos años marcados por las restricciones de la pandemia, empresas y despachos están afrontando el reto de la transformación digital. Se trata de ser más eficiente a nivel interno y mejorar la relación con tu cliente.
Pero, ¿Qué tecnología voy a incorporar a mi empresa?
Esta y otras preguntas las resuelve en esta conversación Joaquín Matinero, uno de los abogados que mejor conoce el entorno tecnológico. Desde el despacho Roca Junyent, asesora a cientos de empresas en este paso digital decisivo para cualquier tipo de organización.
Este jurista reconoce que “todos nos hemos tenido que adaptar a un entorno digital, hasta los abogados que nos gustaba estar presente en todos los consejos de administración y en juntas generales, ahora las videollamadas forman parte de nuestro dia a dia. Eso ha hecho que muchos consejos sean digitales”.
“Es evidente que es una herramienta práctica que deja constancia de esas reuniones y de las decisiones que se han adoptado. Se trata de que la tecnología te ayude a ser más eficiente. Siempre está para ayudar y para darnos el plus que necesitamos en muchos momentos”.
Desde su punto de vista “es importante saber elegir la tecnología que necesitamos. Todo dependerá de nuestro negocio. Si es una empresa tecnológica y tiene su propia tecnología tendrá otras necesidades que una empresa tradicional, como es una empresa de la construcción o sector cárnico”.
A su juicio, “lo importante es encontrar lo que necesitamos. Podemos partir de contar con una base de datos centralizada o un sistema de localización y de certificación de envíos, dependerá mucho de cuáles son nuestras necesidades”.
Matinero recuerda que “no solo los cobros y los pagos se pueden automatizar, sino que hay muchas herramientas que hacen que estas funciones sean automáticas. Al final reducen mucho lo que son los errores humanos y se es más eficiente, realmente”.
Este experto recuerda que “el cliente, tras el impacto de la pandemia del Covid19 que todos hemos sufrido quiere saber al instante dónde se encuentra su pedido; quiere tener esa información con lo cual debemos de empezar a trabajar en base de datos totalmente certificadas. Que todas partes de la transacción sepan donde se encuentran en cada momento y así es una forma de controlar los pagos y evitar situaciones no deseadas”.
¿Qué tipo de herramientas utilizar?
Este jurista reconoce que a nivel de tecnología hay distintos grupos de herramientas muy a tener en cuenta. “Es el caso de las firmas digitales, cualquier plataforma de envío o certificación de correo electrónico o cualquier herramienta de validación así como emplear el Dropbox o la nueve donde esté la información, son bastante útiles”.
A su juicio, “la tecnología es algo muy personal. Un traje a medida que desarrollamos en función de nuestro negocio. Esto significa que lo que vale para la competencia no tiene porqué ser útil para nosotros. Hay que ir viendo qué tipo de soluciones utilizamos en función de lo que hagamos”.
En este contexto recuerda que “todas las herramientas de videoconferencia o contacto digital han venido para quedarse. Hasta hace tres años nadie hacía una videollamada y hoy incluso nuestras abuelas utilizan esta tecnología para hablar con sus nietos como fórmula más habitual. Igual ha pasado con el uso de Amazon, muy útil para hacer la compra”.
Y es que “la evolución tecnológica se ha producido de forma necesaria y forzosa para poder seguir trabajando y que los negocios siguieran abiertos”.
En esta situación Matinero cree que uno de los debates que se suscitan tienen que ver con “el control de la tecnología y su uso ético. La tecnología nos puede dar acceso a cierta información y a ciertos datos o a tener todos los datos del cliente. Es el momento del uso ético de esos datos y no entrar en esa esfera del espionaje y del control del cliente”.
Para este jurista “es importante no entrar en este tipo de situaciones, así como al mismo tiempo es fundamental contar con una política de ciberseguridad que nos proteja de cualquier ataque que podamos sufrir. Alterar un documento y enviarlo a un tercero supone realizar un ataque informático y ahí no podemos entrar dentro de nuestra ética. Siempre hay unos límites”.
Desde su punto de vista “esta es otra de las labores de los abogados que nos dedicamos al entorno tecnológico. Explicar que hay ciertos comportamientos que no se pueden hacer. Estaríamos hablando de delitos que deben evitarse porque pueden además de vulnerar la intimidad de terceros puede poner en juego nuestra reputación como empresa”.
Controles laborales importantes
A este respecto Matinero destaca que en las relaciones laborales es donde más controles se han desarrollado de la tecnología. “Es cierto que el Estatuto de los Trabajadores habla de la potestad del empresario de controlar su negocio, pero no lo puede hacer de cualquier manera. Cada vez más han surgido diferentes limitaciones”.
Así nos explica cómo “desde Francia llega la ola de la desconexión digital que en nuestro país se ha convertido en un derecho de la nueva LOPDGDD aún poco desarrollado realmente. Eso significa que el profesional no tiene obligación de contestar correos y llamadas fuera de su horario laboral, al igual que en fin de semana. Igual pasa con el uso del GPS una cosa es tener localizado al camión y otra es que sigas al camionero a todas partes. Otro uso indebido de la tecnología”.
En la gestión de las relaciones laborales y en el propio uso de la tecnología, abogados como los que hay en LexGoAPP ayudan a las empresas a gestionar este desarrollo digital de cualquier negocio.
“En este tipo de situaciones las consultas de las empresas a sus asesores legales externos son frecuentes. Se trata de utilizar esta tecnología para aquellas actividades más específicas y que los profesionales de la compañía se dediquen a lo esencial, sabiendo que hay que cumplir las obligaciones legales que crecen en un mundo global y digital como el que vivimos”.
Para esta jurista “cuestiones como la gestión de la protección de los datos de terceros y contar con una política de ciberseguridad son claves en el uso de cualquier tecnología que incorporemos a la empresa. Junto con ello también es importante conocer bien el ecommerce y sus desarrollos y el llamado Internet de las Cosas, cada vez más en boga”.
En su opinión “el uso de la tecnología se incorpora para ser más competitivo. Desde aquí es importante que no sea un quebradero de cabeza y que no nos genere más dudas legales. Se trata de dar con la tecnología idónea, cuando hablamos de criptomonedas, no todo el mundo debe cobrar en criptomonedas. Todo esto hay que tenerlo en cuenta a la hora de invertir en tecnología”.
No perder el control de la tecnología
Llegado a cierto extremo “es importante no perder el control de la tecnología que acabamos de incorporar a nuestro negocio. Hay herramientas que además de venir con un hardware físico si dejamos de pagar una licencia no podremos utilizarla. Y eso sucede con las cajas de captación de efectivo, si no se abona esa licencia, el cajero que dispensa ese dinero deja de funcionar”.
Esto significa que “es importante leer bien los contratos que suscribimos y realmente qué nos obligan como parte implicada en el mismo antes de firmar dichos contratos”.
Contar con una tecnología “no nos exime de que otros quieran copiarnos lo que hacemos. Esto es algo muy relacionado con el espionaje tecnológico. Así ha pasado con empresas que apoyaron a algunas startups en su desarrollo y luego hicieron una copia barata de su tecnología. Todo lo que tenga que ver con patentes y marcas hay que hacerlo bien para evitar este tipo de situaciones”.
Matinero es partidario de que “si sufrimos una situación de este tipo debemos ir a los tribunales y demostrar con toda la documentación existente que hemos sufrido un ataque de este tipo. Pueden estar en juego millones de euros en cada litigio contencioso que pueda surgir de cualquier relación comercial”.
Sobre la protección de patentes y marcas propias, este experto recuerda la necesidad de hacerlo para evitar males mayores “se protege la marca a nivel nacional y en cierta forma a nivel europeo, pero hoy en día en un entorno transnacional hay que darse cuenta que en países como China podemos vernos con la copia de alguno de nuestros productos”.
Desde esta perspectiva “. Eso implica que debemos ir solicitando la protección de la marca en cada uno de los países. Al mismo tiempo debemos tener claro el plazo de vigencia de cada una de las patentes”.
Tecnología para ser competitivo
En todo caso “hay que darse cuenta que el uso de una buena tecnología puede acortar distancia entre dos empresas del mismo sector o entre una gran firma legal y una boutique jurídica. Es cierto que la firma grande invierte más en gestión documental y tiene acceso a modelos de contratos más automatizados, pero las boutiques más especializadas también pueden ofrecer un servicio igual de competitivo”.
Hablar de tecnología es hacerlo del desarrollo de la Inteligencia Artificial (IA) “siempre se dice que acabará llegando y sustituirá las tareas más repetitivas en las empresas, ayudará a tomar mejores decisiones porque tiene más capacidad de gestionar datos. Habrá que ver realmente qué es lo que realmente llega, pero parece que estará muy conectada con el Big Data y su aplicación al mundo de internet”.
La irrupción de la IA coloca al algoritmo que gestiona esa aplicación en un primer plano “por ahora se plantea que ese control del algoritmo lo haga una persona humana. Se trata de ver qué se va incorporar al mismo. Veremos cuáles son sus aportaciones y si al final puede convertirse en algo cien por cien automatizado. Se trata de evitar que esté a su libre albedrío lo que podría generar perjuicios para todos”.
Este experto es consciente de las dificultades de implantación del reconocimiento facial en distintas aplicaciones “los antecedentes de la firma electrónica y el dni digital señalan que costaron mucho su implantación que ahora todo se firme con la cara con herramientas que pueden crear imágenes es un reto en su desarrollo y en cómo se va a controlar en el futuro”.
En definitiva, “introducir una tecnología en una organización no es sencillo pero es necesario. Supone un cambio cultural importante que hay que explicar a todos los profesionales para que entiendan qué es lo que hacemos. Es importante que tenga una supervisión directa y controles para que veamos su eficacia real”.
Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico y Joaquín Matinero, Abogado Experto en Derecho Bancario y Financiero.