Eva Bruch.
Socia de Alterwork y Faculty Advisor de Digital Legal Exchange.
La legaltech está evolucionando muy rápidamente y los mejores despachos de abogados se afanan en mejorar sus procesos de trabajo y sacar el máximo provecho de la tecnología. Tanto si estás utilizando estas herramientas como si no, toma nota de lo que hacen otros despachos o asesorías jurídicas de empresa con ellas:
Te mostramos cinco formas de sacar más provecho de la tecnología del despacho.
1. Multiplicar por diez el poder de Zoom/Teams/Meet/Skype
Probablemente ya no existe ningún despacho que no utilice alguna de estas plataformas para comunicarse con sus clientes. De ellos, también son muchos los que hacen webinars porque ayudan a mejorar la visibilidad del despacho, a posicionarlo en determinadas áreas de práctica y a mantener un contacto más o menos regular con potenciales clientes. Pero los despachos que aprovechan al máximo esta tecnología no se quedan ahí.
Estas herramientas ofrecen informes muy completos de las personas registradas, las que atendieron, las que no, las que entraron al webinar y salieron antes de tiempo, en qué dispositivo vieron el webinar… un conjunto de información muy valiosa que no queda en saco roto y es aprovechada por los despachos más avezados para ajustar las acciones de marketing sobre ese conjunto de datos.
2. Usan intensivamente la automatización de documentos
La mayoría de despachos solo utilizan las herramientas de automatización documental para generar propuestas de honorarios simples o algún contrato o demanda.
Pero las mejores firmas utilizan esta tecnología para automatizar la mayoría de sus documentos por complejos que sean, porque siempre hay una parte que se puede automatizar, o bien para dejar en manos de los clientes la introducción de datos en ellos, utilizando estas plataformas como un punto más de interacción con el cliente.
El ahorro de tiempo que logran es considerable a la vez que eliminan errores en la creación de documentos y consiguen incrementar el índice de trabajo delegado hacia niveles inferiores.
3. Usan bien las herramientas de gestión de proyectos
Afortunadamente, cada vez más se trabaja en equipo y eso es algo que la pandemia no ha cambiado, pero que quizás sí lo ha complicado un poco. Lo que antes se ventilaba en reuniones informales o en conversaciones delante de la fuente de agua ahora ocurre en videollamadas o a través del correo electrónico.
Las firmas que utilizan herramientas de gestión de proyectos, como Teams por ejemplo, o Zoho, Asana etc… organizan ahí los grupos de trabajo de cada proyecto generando conversaciones organizadas entorno a los principales aspectos de los proyectos. Estas conversaciones quedan guardadas de manera estructurada, pueden consultarse fácilmente y todo el que es parte del proyecto puede acceder a ellas. Se acabó el bucear en una mar de cadenas de emails ni preocuparse de copiar a quién deba estar en cada conversación.
4. Realizan una buena gestión de su documentación
La mayoría de despachos ya no utilizan, o utilizan mucho menos, los archivos en papel, lo que ha dado lugar al archivo electrónico de la documentación. Este es un paso importante hacia una gestión documental eficiente pero no es el único que debe darse.
De poco sirve que un documento esté guardado en los ordenadores personales de los profesionales si otros compañeros no pueden acceder a ellos para consultarlos cuando los necesiten o volver a utilizarlos en casos similares.
Muchos despachos están unificando estos documentos en archivos electrónicos centralizados organizados mediante carpetas. Pero los despachos que mejor utilizan las herramientas de gestión documental hacen una labor de análisis, identificación y clasificación para asegurar que un profesional va a encontrar el documento que necesita sin necesidad de perder ingentes cantidades de tiempo en abrir y leer montones de ellos.
Para ello utilizan hashtags, marcadores de identificación de casos, metadatos, etiquetas, resúmenes, etc… que aseguran el correcto archivo y recuperación de la documentación.
5. No pierden tiempo en agendar reuniones
El número de reuniones se ha multiplicado por tres este último año. El hecho de no tener que desplazarnos de una a otra, o no poder compartir una misma sala en la que todos se sientan cómodamente y se alargue la reunión con charla y anécdotas hace que seamos muy ejecutivos en las videoconferencias y que las agendamos con escasos minutos de diferencia. En realidad, es muy habitual ir enlazando una videoconferencia tras otra.
Esto hace que agendar estas reuniones sea complicado y que se genere una gran cantidad de emails con propuestas de horas que vienen y van hasta hallar un encaje con la persona o personas que nos vamos a reunir. Los despachos que no quieren que sus equipos pierdan tiempo en esto, utilizan la función que muchos CRM o aplicaciones ad hoc tienen para esto. Se trata de aplicaciones que se integran con los calendarios de los profesionales y buscan los huecos en ellos.
De esta forma, el profesional lo único que debe hacer es enviar un enlace proporcionado por esta aplicación y la otra parte simplemente elegirá el día y la hora que mejor le vaya. Los avisos, recordatorios, modificaciones y cancelaciones son gestionadas también por la aplicación, liberando así mucho tiempo de los profesionales.
Estas son solamente algunas ideas para mejorar el uso de la tecnología que en la mayoría de los casos ya existe en el despacho, pero habría muchos más ejemplos. La tecnología avanza muy deprisa y muchas veces, no nos da tiempo a asumir todo lo que podemos hacer con ella. Pero poco a poco se puede ir avanzando y mejorar así la eficiencia y la rentabilidad de cuánto se hace en el despacho.
